Đơn giản hóa nghiệp vụ kế toán, gia tăng hiệu quả quản trị doanh nghiệp

Bên cạnh đó, số hoá hoạt động quản trị tài chính cũng giúp tiết kiệm chi phí trong bối cảnh biến động kinh tế.

“10 triệu đồng cũng có thể chuyển đổi số”

Chuyển đổi số không phải câu chuyện mới nhưng chưa bao giờ hết nóng, đặc biệt trong bối cảnh cả nền kinh tế nói chung và ngành công nghệ nói riêng biến động, cải tiến không ngừng. Tuy nhiên, ở nhiều doanh nghiệp SMEs, chuyển đổi số vẫn chỉ dừng lại trên bàn họp hay những câu khẩu hiệu do lo ngại về chi phí, tính phức tạp. Nhiều doanh nghiệp thậm chí không biết nên bắt đầu từ đâu.

Ông Lê Hồng Quang – Phó Tổng giám đốc MISA – đơn vị có nhiều kinh nghiệm tư vấn và cung cấp giải pháp số cho doanh nghiệp, nhận định trong CafeTalk số 12: “Chi phí chuyển đổi số tốn hay không phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp cũng như mục tiêu chuyển đổi số phần việc nào. Với doanh nghiệp siêu nhỏ, nếu quan tâm đến bán hàng thì có các phần mềm bán hàng, chăm sóc khách hàng, kế toán, hoá đơn điện tử hay chữ ký số,… Hiện nay, như chúng tôi đóng gói thì chỉ cần khoảng 10 triệu đồng đã có thể chuyển đổi số. Các doanh nghiệp quy mô doanh thu trăm tỷ mỗi năm thì ngân sách vài trăm triệu đã thoải mái rồi”.

Bên cạnh các hoạt động liên quan đến bán hàng, chăm sóc khách hàng, tài chính cũng là lĩnh vực cần thiết phải số hoá. Vốn là hoạt động phức tạp và yêu cầu tính chính xác cao trong doanh nghiệp, việc chuyển đổi số trong tài chính có thể giúp cho các khâu trở nên đơn giản và nhẹ nhàng hơn, đồng thời là bước khởi đầu để hướng đến quản trị tài chính bằng dữ liệu.

Cũng tại Cafetalk số 12, ông Hoàng Trọng Hiếu – Giám đốc Cao cấp Phát triển Kinh doanh và Quản lý Hợp kênh Techcombank lấy một ví dụ đơn giản về sự thay đổi “hành trình” của một kế toán khi làm việc với ngân hàng, trước và sau chuyển đổi số: “Trước kia để thực hiện một lệnh chuyển tiền, kế toán phải di chuyển đến ngân hàng, chờ đến lượt giao dịch việc giải quyết nhanh hay chậm tùy thuộc rất nhiều vào số lượng khách tại chi nhánh hoặc nhân sự của chi nhánh đó. Nếu xét về mặt năng suất hay chi phí, nhân viên kế toán chỉ thực hiện được vài giao dịch là hết ngày. Nhưng ngày hôm nay nếu chúng ta chuyển đổi số, giao dịch ấy diễn ra không quá 1 phút và quy mô cũng như tốc độ xử lý được tăng lên đáng kể”.

Như vậy, số hóa đã góp phần rất lớn trong việc xử lý các giao dịch tài chính kế toán tại doanh nghiệp. Cũng theo ông Hiếu, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp hiện không cần kế toán mà thuê ngoài hoàn toàn, bởi: “Chính các nhà cung cấp như MISA đã tìm lời giải cho câu chuyện này. Nếu ứng dụng công nghệ mà lại phải thuê thêm một nhân sự công nghệ thông tin – vốn chi phí rất cao thì không còn hiệu quả”.

Sẵn sàng ứng biến trước biến động

Những tác động đến từ bối cảnh chung của nền kinh tế – xã hội như biến động giá nhiên liệu, tỷ giá, lạm phát,… đang tạo thêm nhiều thách thức về chi phí cho doanh nghiệp. Theo ông Hoàng Trọng Hiếu, đây là thách thức chung mà gần như doanh nghiệp nào cũng gặp phải, dù quy mô lớn hay nhỏ.

Để quản trị tài chính trong bối cảnh biến động, việc đầu tiên và dễ làm nhất là tiết kiệm chi phí. Bản thân Techcombank cũng đang miễn nhiều loại phí cho doanh nghiệp như phí thanh toán quốc tế, phí giao dịch,… để hỗ trợ đối tác SMEs. Nếu thực hiện từ sớm, tổng chi phí mà doanh nghiệp tiết kiệm được cũng ở mức rất đáng kể. Bên cạnh đó, để đối phó với sự biến động tỷ giá, các SMEs có thể nhận tư vấn, mua kỳ hạn trước, từ đó chủ động và tiết kiệm 8-10% chi phí ngoại tệ.

Bên cạnh đó, đại diện Techcombank cũng nhấn mạnh: “Chúng ta nói tiết kiệm là đúng. Thế nhưng doanh nghiệp, Techcombank hay MISA đều có mong muốn phát triển lớn mạnh hơn. Việc tăng doanh thu và phát triển bền vững là mục tiêu lớn. SMEs thường có vị thế thấp hơn, nếu kết hợp cùng đối tác có vị thế tốt hơn, các bạn sẽ nâng cao được vị thế đàm phán, từ đó mở rộng cơ hội, thị trường. Ngân hàng Techcombank hiện cũng mở rộng đến việc kết nối doanh nghiệp với doanh nghiệp, giúp SMEs tìm kiếm thêm đối tác, mở rộng doanh thu. Tôi nghĩ đó là cơ hội lớn để SMEs có thể phát triển”.

Đúc kết lời khuyên dành cho SMEs, ông Quang chia sẻ: “Để quản trị doanh nghiệp hiệu quả, có ba yếu tố là con người, quy trình và công cụ. Khi doanh nghiệp còn nhỏ và muốn lớn thì cần quy trình hoá các hoạt động. Để tăng trưởng, doanh nghiệp không thể tăng trưởng “bằng cơm”, một cách cơ học mà phải ứng dụng công nghệ để nâng cao năng suất. Tôi nghĩ từ khoá nằm ở cơ chế và công cụ. Cơ chế chính sách để biết cần kiểm soát điều gì, công cụ để giúp chúng ta dễ dàng thực hiện và ra quyết định kịp thời”.